1.0
目的
為使本企業的訂貨、發貨管理工作規范化、流程化,使各部門高度協作,保證客戶訂單能按時、保質保量的
完成,特制定本流程。
2.0
范圍
適合銷售體系客戶訂單(含樣品單)處理。
3.0
崗位要求
3.1
銷售部
3.1.1
在合同等銷售文件簽定前,填制《訂單評審表》交市場部文員,進行訂單的技術和交貨期等評審;
3.1.2
根據評審結果簽定合同等銷售文件;
3.1.3
將銷售文件移交給市場部文員;
3.1.4
關注安裝驗收情況,促成回款;
3.2
市場部文員
3.2.1
接收銷售部提供的《訂單評審表》,并組織評審,將結果反饋銷售部;
3.2.2
接收、歸檔銷售部的銷售文件;
3.2.3
編制《生產任務單》,并跟蹤訂單完成情況;
3.2.4
了解貨款回收情況、審批報送;
3.2.5
每天呈報《訂單明細》;
3.3
工程部
3.3.1
負責審核《訂單評審表》的相關技術要求,確定生產工藝,制作物料清單等;
3.4
生產中心
PMC
3.4.1
審核《訂單評審表》,并及時作出書面回復;
3.4.2
安排生產任務,并匯報生產進度和生產異常信息;
3.4.3
提供成品庫存數據;
3.5
物流專員
3.5.1
按市場部文員的收、發貨通知收、發貨;
3.5.2
跟蹤物流進度并匯報市場部文員;
3.6
財務部
3.6.1
建立客戶檔案;
3.6.2
將客戶回款情況反饋市場部文員;
4.0
訂單管理流程
4.1
簽定銷售合同
4.1.1
未與意向客戶正式簽約之前,銷售人員應根據客戶的技術要求和交貨期等填寫《訂單評審表》交市場
部文員,由生產部、工程部、采購部、品質部、物流專員等進行書面回復;
4.1.2
根據
《訂單評審表》
的評審結果,
銷售人員與客戶簽定銷售合同、
樣品管理協議
(后續簡稱銷售文件)
,
銷售文件原件移交給市場部文員;
4.2
接收訂單
4.2.1
市場部文員審核銷售文件內容,核實客戶是否按約定方式結款;未按約定方式結款或前款未清者,注
明情況后退回銷售人員;
若確有特殊情況,
銷售人員需向分管副總和總經理提出申請,
經總經理批準,
市場部文員才可接單;
4.2.2
市場部文員根據銷售文件填寫《生產任務單》,經本部門負責人和總經理審核、簽字批準;
4.2.3
市場部文員將銷售文件原件交財務部,復印件留市場部備檔;將核準過的《生產任務單》和《訂單
評審表》復印件交給
PMC
,原件留市場部備檔;
4.3
訂單生產
4.3.1 PMC
根據《生產任務單》安排生產,報送生產總監批準;
4.3.2 PMC
安排生產相關流程;
4.3.3 PMC
整理并定時向市場部文員報備產品生產計劃、進度,重點報備異常情況;
4.3.4
產品生產完畢,
PMC
通知市場部文員做好發貨準備;
4.3.5
市場部文員每天
9:30
前更新《訂單明細》,并呈報部門負責人、分管副總和總經理;
4.4
物流
4.4.1
產品準備完畢,市場部文員核實訂單的要求,與銷售人員溝通出貨時間,通知物流專員發貨,同時
通知財務部完善客戶檔案;
4.4.2
物流專員安排發貨,做好運輸過程跟蹤,及時回收客戶簽收單,將到貨消息及時通知市場部文員;
4.5
回款及售后
4.5.1
銷售人員接到市場部文員到貨通知以后,需及時了解產品安裝驗收情況,按合同要求促成回款;
4.5.2
了解客戶使用情況,若有異常,及時與銷售支持部聯系,為客戶提供完善的售后服務;
4.6
售后服務
4.6.1
銷售人員或客戶提出售后服務需求;
4.6.2
銷售支持部需及時作出響應,提出解決方案;
4.6.3
若解決方案無效,須退換產品,銷售支持部就替換產品向市場部文員下單,并安排物流專員收回殘
次品;
4.7
賬務管理
4.7.1
財務部根據合同要求核實回款情況,及時為客戶開具相關票據。
5.0
簡易流程圖
6.0
支持文件
6.1
《訂單評審表》
6.2
銷售合同、樣品管理協議等銷售文件
6.3
《生產任務單》
6.4
《訂單明細》
6.5
《收、發貨通知單》
訂單評審(技術、交期)
編制生產任務單
簽訂合同
PMC
安排生產流程
審核